上司からの電話に出られなかったときの正しいメール対応と例文集【すぐ使える】

上司からの電話に出られなかったとき、どう対応すればいいか迷う人は多いですよね。

慌てて折り返したり、謝罪メールを送ったりと対応の仕方はさまざまですが、重要なのは「スピード」と「誠実さ」です。

この記事では、上司への印象を損なわず、信頼を保てるメール対応の方法を具体例とともに解説します。

状況別の短文テンプレートから、そのまま使えるフルバージョン例文まで紹介しているので、今すぐ実践できる内容です。

ビジネスマナーとして正しい対応を身につけ、上司との信頼関係をスマートに守りましょう。

上司からの電話に出られなかった！まず取るべき対応

上司からの電話に気づかなかったとき、誰でも焦ってしまうものです。

しかし、慌てて行動するとかえって印象を悪くしてしまうこともあります。

この章では、出られなかったときにまず何をすべきか、3つのステップで整理して解説します。

焦らず落ち着いて行動する3ステップ

電話に出られなかったときの対応は、次の3ステップで考えるとシンプルです。

ステップ	対応内容
1	すぐに着信の相手と時刻を確認する
2	折り返しできる状況か判断する
3	折り返せない場合はメールで迅速に連絡

最も大切なのは「気づいたらすぐに対応すること」です。

たとえ出られなかった理由があっても、早めの対応で誠実さは十分に伝わります。

折り返しかメールか？状況別の判断基準

どちらを優先すべきかは、状況によって異なります。

状況	おすすめの対応
すぐに電話できる場合	そのまま折り返し電話をする
会議中や外出先など、通話が難しい場合	メールで丁寧に事情を伝える
夜間や休日など、時間帯的に不適切な場合	翌営業日にメールでお詫び＋折り返しの時間を提示

無理に電話をかけると、相手の状況を考慮していない印象を与えることがあります。

落ち着いて「今どの方法が最適か」を考えて行動しましょう。

すぐにメールを送るべきケースとは

折り返しができない状況では、すぐにメールで事情を伝えるのが最善です。

特に上司からの電話が業務連絡や確認事項の可能性がある場合、早めにメールで反応することで信頼を保てます。

メールを送るべきケース	理由
出張・外出中で通話が難しい	「確認している」という誠意を見せられる
社外で静かな環境を確保できない	相手に配慮した対応になる
会議や接客中などで長時間折り返せない	業務への責任感を伝えられる

大切なのは、相手に「連絡を放置していない」と伝えることです。

一言でもすぐにメールを送ることで、信頼を損なわずに対応できます。

このあと、次の章では「上司に送るメールの基本マナーと書き方」を具体的に紹介します。

上司に送るメールの基本マナーと書き方

上司へのメールは、言葉遣いと構成が非常に重要です。

どれだけ丁寧に書いても、形式や順序を誤ると伝わり方が変わってしまいます。

ここでは、上司に失礼のないメールを作成するための基本構成と注意点を解説します。

件名で誠実さを伝えるコツ（例文付き）

件名はメールの第一印象を決める部分です。

シンプルで分かりやすく、「お詫び」と「用件」がすぐに伝わるものが理想です。

状況	おすすめ件名例
すぐに折り返せない場合	「お電話に出られず申し訳ございません」
確認事項がある場合	「先ほどのお電話についてのご連絡」
夜間など折り返しが翌日になる場合	「お電話対応ができず失礼いたしました」

件名の段階で「誠実さ」が伝わると、上司が安心して本文を読んでくれます。

本文の構成5ステップ（謝罪→理由→対応→確認→結び）

本文は以下の5つの流れで構成するのがもっとも自然です。

ステップ	内容
① 謝罪	電話に出られなかったことを簡潔にお詫びする
② 理由	簡潔に理由を添える（詳細すぎない）
③ 対応	今後の行動や対応方法を明示する
④ 確認	相手の希望や都合を確認する
⑤ 結び	感謝と再度のお詫びで締める

この順番を守るだけで、伝えたいことが整理され、誠実な印象になります。

以下はこの流れに沿ったメール文例です。

【基本構成の例文】

件名：お電話に出られず申し訳ございません

〇〇部 〇〇課
〇〇（上司の氏名）様

お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。

先ほどはお電話をいただいていたにもかかわらず、打ち合わせ中のため対応ができず申し訳ございませんでした。

ただいま打ち合わせが終了いたしましたので、折り返しお電話してもよろしいでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

〇〇課　〇〇

このように、短くても「謝罪・理由・対応」が揃っていれば十分丁寧です。

避けたい表現とNG例

誠実さを伝えようとして、かえって重くなってしまう表現もあります。

謝罪を何度も繰り返すと、必要以上に暗い印象を与えてしまうこともあります。

NG表現	修正例
「何度もお電話いただいたのに申し訳ありませんでした」	「お電話に気づかず申し訳ございません」
「大変ご迷惑をおかけして本当に申し訳ございませんでした」	「ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」
「電話が鳴っていたのですが、出られませんでした」	「打ち合わせ中のため、対応ができませんでした」

ポイントは“理由は簡潔に・謝罪は重ねすぎない”ことです。

言い訳を避けながらも、状況を明確にすることで信頼感を保つことができます。

次の章では、実際の状況別に使える「短文例文集」を紹介します。

状況別｜上司へのメール例文集【短文＆すぐ使える版】

ここでは、実際にそのまま使える短文メール例を紹介します。

状況ごとにトーンを変えながら、上司に失礼のない表現でまとめています。

どの例も件名から署名まで含まれており、すぐに使える形になっています。

【会議中・業務中】出られなかったときの例文

会議中や他業務中に電話を取れなかった場合は、理由を簡潔に伝えましょう。

ポイント	意識すべき点
理由	「打ち合わせ中」など業務上の都合に留める
行動	「折り返し」または「連絡の希望時間」を示す

【短文例】

件名：お電話に出られず申し訳ございません

〇〇部 〇〇課
〇〇（上司の氏名）様

お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。

先ほどは打ち合わせ中のため、お電話に出られず申し訳ございませんでした。

ただいま終了いたしましたので、折り返しご連絡してもよろしいでしょうか。

よろしくお願いいたします。

〇〇課　〇〇

【移動中・外出中】出られなかったときの例文

外出中の場合は、「今は電話が難しい」という点を伝えつつ、後ほどの対応を明示しましょう。

ポイント	意識すべき点
理由	「外出中」「移動中」など簡潔に
対応	折り返しのタイミングを明示

【短文例】

件名：お電話に出られず失礼いたしました

〇〇部 〇〇課
〇〇（上司の氏名）様

お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。

先ほどは外出中のため、お電話に出られず申し訳ございませんでした。

現在移動を終えましたので、折り返しお電話しても差し支えないお時間をお知らせいただけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

〇〇課　〇〇

【気づくのが遅れた】時間が経ってしまったときの例文

時間が経ってから気づいた場合は、「遅くなった理由」を添え、今後の対応を示すことが大切です。

ポイント	意識すべき点
謝罪	連絡が遅れたことを率直に詫びる
理由	「確認が遅れた」などシンプルに

【短文例】

件名：お電話に気づかず申し訳ございません

〇〇部 〇〇課
〇〇（上司の氏名）様

お世話になっております。〇〇課の〇〇です。

先ほどはお電話をいただいていたことに気づかず、誠に申し訳ございません。

折り返しのご都合がよろしい時間をお知らせいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

〇〇課　〇〇

【指示をメールで依頼】折り返しが難しいときの例文

折り返しができない環境にいる場合は、メールでのやり取りを提案するのが自然です。

ポイント	意識すべき点
状況	通話が難しい理由を簡潔に伝える
提案	「メールでのご指示をお願いする」など代替手段を示す

【短文例】

件名：お電話に出られなかった件について

〇〇部 〇〇課
〇〇（上司の氏名）様

お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。

先ほどのお電話に出られず、申し訳ございません。

現在通話が難しい状況のため、恐れ入りますが、ご指示内容をメールでお伺いできますでしょうか。

どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇課　〇〇

短文でも、「謝罪」「理由」「対応」がそろえば十分に誠実な印象を与えられます。

次の章では、より丁寧で完全な形の「フルバージョン例文」を紹介します。

そのまま使えるフルバージョン例文集【テンプレート形式】

ここでは、状況に応じてそのままコピー＆ペーストして使える、フルバージョンのメール例文を紹介します。

件名・本文・署名まで揃っており、メール全体の流れが自然に伝わる構成です。

フォーマルな職場から、少し柔らかめの社内メールまで幅広く対応できます。

丁寧なフルメール例文（業務中で出られなかった場合）

上司への正式な謝罪メールとして使える、最も基本的で汎用性の高いテンプレートです。

【例文①】

件名：お電話に出られず申し訳ございません

〇〇部 〇〇課
〇〇（上司の氏名）様

お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。

先ほどはお電話をいただいていたにもかかわらず、打ち合わせ中のため対応できず申し訳ございませんでした。

ただいま会議が終了いたしましたので、折り返しお電話してもよろしいでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

〇〇課　〇〇

「誠実さ」と「迅速さ」を両立させた最も基本的な形です。

柔らかめなフルメール例文（私用・外出中の場合）

少しフランクな社内文化の職場や、上司との関係が近い場合に向いています。

【例文②】

件名：お電話に出られず失礼いたしました

〇〇部 〇〇課
〇〇（上司の氏名）様

お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。

先ほどは外出中のためお電話に出られず、申し訳ございませんでした。

現在戻りましたので、折り返しご連絡してもよろしいお時間をお知らせいただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。よろしくお願いいたします。

〇〇課　〇〇

時間が経ってしまった場合の謝罪フル文例

連絡が遅れてしまった場合は、まずその点を丁寧に詫び、今後の行動を明確に伝えることが大切です。

【例文③】

件名：お電話に気づかず申し訳ございません

〇〇部 〇〇課
〇〇（上司の氏名）様

お世話になっております。〇〇課の〇〇です。

先ほどはお電話をいただいていたことに気づかず、ご連絡が遅くなり誠に申し訳ございません。

もしまだお話をお伺いできるようでしたら、ご都合のよいお時間をお知らせいただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけし恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

〇〇課　〇〇

メールで対応をお願いする場合のフル例文

折り返し電話が難しいときは、無理に通話しようとせず、メールでの指示を依頼するのが丁寧です。

【例文④】

件名：お電話に出られなかった件について

〇〇部 〇〇課
〇〇（上司の氏名）様

お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。

先ほどのお電話に出られず、申し訳ございません。

あいにく現在通話が難しい環境のため、恐れ入りますが、ご指示の内容をメールにてお伺いすることは可能でしょうか。

お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇課　〇〇

状況に応じた言葉の使い分けで、誠実かつスマートな印象を残せます。

次の章では、メール後にさらに信頼を深めるためのフォロー術を紹介します。

上司との信頼を保つフォロー術

上司からの電話に出られなかったあと、メールを送って終わりにしていませんか。

実は、その後のフォロー次第で、あなたへの印象は大きく変わります。

この章では、信頼関係を損なわないためのちょっとした気づかいや行動のコツを紹介します。

電話後・返信後に添える一言で印象を上げる

電話やメールで用件が済んだあとに、もう一言添えるだけで印象がぐっと良くなります。

相手の時間を尊重する姿勢を見せることが、信頼構築の第一歩です。

シーン	おすすめの一言
電話後	「お時間をいただき、ありがとうございました」
メール後	「迅速なご対応、ありがとうございます」
翌日のフォロー	「昨日はご連絡ありがとうございました。確認いたしました」

フォローの一言は、謝罪よりも“感謝”を中心に伝えるのがポイントです。

今後のための予防策（チャット・伝達ルール）

電話に出られない状況は、誰にでも起こりえます。

日頃から「連絡がつかない場合のルール」を共有しておくことで、トラブルを未然に防げます。

おすすめの共有内容	例文
緊急連絡手段	「急ぎの場合は社内チャットでご連絡ください」
連絡可能な時間帯	「〇時〜〇時は会議が多いため、メールでご連絡ください」
折り返しの方針	「着信に気づいたら30分以内に返信・折り返しを行うようにします」

日常的な共有ができていると、電話に出られなかった際の誤解を防げます。

特にチーム全体でルールを明文化しておくと、上司・部下間の信頼を高める効果もあります。

「信頼される人」がしている自然な気づかいとは

信頼される人ほど、メール文面の一言やタイミングに気を配っています。

たとえば、すぐに返信ができないときでも「確認次第ご連絡します」と添えるだけで印象はまったく違います。

行動	具体的な例
確認中の意思表示	「ただいま内容を確認しております」
返信の予告	「〇時までに改めてご連絡いたします」
相手への配慮	「お忙しい中、ご対応ありがとうございます」

誠実さは、文章の中の“ちょっとしたひと言”で伝わります。

上司との信頼を長く保つためにも、謝るだけでなく“気づかい”を意識してみましょう。

次の章では、この記事全体を振り返り、最も大切なポイントをまとめます。

まとめ！誠実さとスピードが信頼のカギ

上司からの電話に出られなかったときは、誰しも焦るものです。

しかし、大切なのは「出られなかったこと」ではなく、「その後の対応」です。

どんな状況でも、誠実でスピーディに行動すれば、信頼を損なうことはありません。

ポイント	具体的な行動
すぐに反応する	気づいたらすぐに折り返し、またはメールを送る
簡潔に謝る	過度な謝罪ではなく、明確で丁寧な一言を心がける
今後の対応を明示する	折り返しの時間や方法を具体的に伝える

誠実さとは、完璧であることではなく、相手に対して丁寧に向き合うことです。

メール1通でも、あなたの姿勢はしっかりと伝わります。

今日紹介した例文を参考に、上司との信頼関係をより良い形で築いていきましょう。